Praktische theorie nummer 10 had net zo goed nummer 1 kunnen zijn: wat zijn pitfalls en opportunities in het managen van voorraden in een supply chain? Een klassieker uit begin jaren 90 van prof Hau Lee en ex-Hewlett-Packard Corey Billington helpt nog steeds bij het inventariseren van uw supply chain.

Veel oudere vragen blijven actueel; wie neemt distributie- en voorraadkosten in ogenschouw bij het ontwerp van nieuwe producten? Wie weet welke regels de eigen dealers of klanten gebruiken bij het maken van bestellingen? Lee en Billington geven 14 pitfalls aan die al met al een aardige checklist vormen voor uw eigen supply chain. Hieronder staat de lijst in het kort weergegeven.

- Pitfall 1: geen supply chain metrics
Veel bedrijven meten hun eigen prestatie maar die van andere ketenpartners zijn niet bekend of zijn vaak zelfs conflicterend.
- Pitfall 2: slechte definitie van Customer Service
Uiteindelijk gaat het om het leveren aan een klant maar vaak is de definitie van customer service te algemeen en ontbreekt bijvoorbeeld een weging van service naar profit per klant.
- Pitfall 3: geen accurate data over leveringsstatus voor een klant
Vaak gebruiken bedrijven een standaard antwoord (“onze leveringen komen altijd aan binnen 48 uur”). Wat heeft een klant daar aan?
- Pitfall 4: inefficiente informatiesystemen
Data uit verschillende sites is vaak niet gelinked. ERP systemen lossen dit probleem vaak deels op; wie heeft geen problemen met het verkrijgen van informatie uit zijn systeem?
- Pitfall 5: geen rekening houden met onzekerheden
er zijn veel bronnen van onzekerheid maar ze worden maar in beperkte mate in de gaten gehouden. De autoindustrie heeft jaren gelet op de toeleveringen aan de fabriek maar wie keek naar distributie naar klanten?
- Pitfall 6: simplistische voorraadmethoden
makkelijk is goed maar het moet ook robuust zijn; de vraag naar sommige producten is beter voorspelbaar dan die voor andere producten en dat moet worden gereflecteerd in de voorraadpolicy.
- Pitfall 7: discriminatie externe vs interne klanten
Waarom krijgen externe klanten altijd meer voor elkaar dan interne klanten?
- Pitfall 8: slechte afstemming
Klanten die meer items bestellen krijgen ze vaak in meer leveringen. Het is dan ook moeilijk een leverdatum af te geven bij bestelling van meer producten want dat vereist afstemming.
- Pitfall 9: incomplete analyse van verzendingsmethoden
Het aanpassen van transportmodaliteiten kan aanzienlijke consequenties hebben - in positieve maar ook negatieve zin; waarom altijd afstemmen op economische verschepingshoeveelheden?
- Pitfall 10: verkeerde beoordeling van voorraadkosten
Dit behoeft weinig toelichting; wat nemen we wel en niet mee in deze kosten? In Japan wordt uitgegaan van lagere percentages voor voorraadkosten dan in Europa.
- Pitfall 11: organisatiebarrieres
De supply chain behoort vaak tot het domein van meer afdelingen; elk onderdeel heeft eigen doelen en maatstaven die niet met elkaar in lijn hoeven te zijn.
- Pitfall 12: product-process ontwerp zonder te kijken naar de supply chain
Zeker met de almaar grotere frequentie van introductie van nieuwe producten worden het ook steeds belangrijker te kijken naar de planning van de supply chain maar ook de mate waarin bijvoorbeeld het product snel te handlen is in een magazijn.
- Pitfall 13: supply chain ontwerp en operationele beslissingen zijn gescheiden
Het sluiten of openen van een locatie zijn redenen om niet alleen het netwerkontwerp ter discussie te stellen maar moeten ook worden gezien vanuit het perspectief van voorraad en transportroutes.
- Pitfall 14: incomplete supply chain
Er ontstaan nieuwe uitdagingen als over de grenzen van het bedrijf wordt gekeken. Vaak zien echter bedrijven hun klant als ‘echte’ klant maar dat is meestal niet de waarheid: een fabrikant levert aan een grossier die weer aan een retailer en een consument levert; wie weet eigenlijk goed wat de eindgebruiker wil van de supply chain?

Alle bovenstaande vragen blijken nog steeds actueel. Zo is bijvoorbeeld vraag 14 het onderwerp van de site “de kracht van mijn netwerk” waarbij de stelling is dat bedrijven eigenlijk verdacht weinig weten van bedrijven die meer dan 1 echelon van hen verwijderd zijn.
De mogelijkheden om te verbeteren zijn vaak legio en te zoeken in alle facetten van de supply chain: het ontwerp van de structuur, de aansturing, informatiesystemen maar ook organisatiestructuur en incentive structuren. Oude theorie maar nog steeds zeer actueel...

Bron:
Lee, H.L., Billington, C. (1992), Managing supply chain inventory: pitfalls and opportunities, Sloan Management Review, vol. 33 no 3, pp. 65-72.